제목: 이메일 관리를 위해 하지 말아야 할 8가지 (그리고 다섯 개 반 개의 유용한 팁)
원제: 8 Ways Not to Manage Your Email (and 5 and a Half Tactics that Work)
Summary by Soo Ah Lee
 
* 본 요약문은 2014년 4월 11일 HBR Blog에 Sarah Green씨가 기고한 글을 요약한 내용입니다.
 
2년 전 HBR Blog에 “The Responsiveness Trap (이메일 회신의 덫)”이라는 글을 기고한 후로 저는 이메일의 받은 편지함 관리에 도움이 되는 팁과 도구들을 발견했다는 사람들로부터 이야기를 듣기 시작했습니다. 그 후로, 다양한 대안들을 시험해 본 결과 몇 가지는 저한테는 맞지 않았고 몇 가지는 효과가 있었습니다. 효과적인 전략의 대부분은 이메일과 관련 있다기 보다는 일반적인 시간 관리와 더 많이 관련되어 있었습니다.
 
■ 효과가 있었던 것들
 
1) 이메일을 실제 일과 분리해서 생각하지 않기
 
요즘과 같은 정보 중심의 세계에서는 이메일이 곧 실제 일입니다. 그래서 저는 이메일을 관계를 구축하는 업무의 일부로서 바라보기 시작했습니다. 이렇게 생각을 전환한 후에는 이메일을 위해 시간 내는 것이 쉬워졌습니다.

2) 해야 할 일 목록 (To-Do List) 관리를 위해 이메일을 사용하지 않기
 
예전의 저는 중요한 메시지를 나중에 다시 보기로 기억해 두었다가 결국 읽지 않은 채 두었고, 나중에는 새 메시지들이 계속 들어와서 읽지 않은 메시지들을 잊어버리게 될 것 같아 결국 해야할 일 목록으로 만들어 스스로에게 이메일 보내곤 했습니다. 종이로 된 해야 할 일 목록과 몇 개의 모바일 앱을 시도한 끝에, 저는 마침내 “Trello”라고 하는 아주 쉬운 도구를 사용하기로 했고, 이를 통해 앱과 데스크탑의 해야 할 일 목록을 효과적으로 통합할 수 있었습니다.
 
3) 미팅으로 꽉 찬 하루를 보내지 않기
 
예전에 저는 미팅으로 제 일정을 채우곤 했습니다. 그래서 읽지 않은 수 백 개의 이메일로 가득 찬 받은 편지함으로 하루를 마치곤 하였습니다. 그러나 지금은 주중에는 30분 혹은 1시간 미팅을 잡고 하루에 적어도 2시간은 자유 시간으로 확보합니다.
 
4) 휴가 2주전 이메일 서명에 자리 비울 날짜를 표시하기
 
이는 동료들에게 미리 저의 휴가를 알리는데 있어 몇몇 사람들만이 읽고 기억하지 않을 대량 이메일 보다는 훨씬 도움이 되는 방법입니다. 이 방법으로 휴가를 떠나기 전 마지막 요청까지 해결할 수 있게 되고, 휴가 기간에는 완전히 일과 분리할 수 있게 되었습니다. 복귀한 후에는 밀린 일을 따라 잡을 수 있도록 며칠 동안 미팅을 고정적으로 잡지 않습니다.
 
5) 기술적 문제를 해결하는데 있어 사람의 두뇌에 큰 기대를 하지 않기
 
정말 중요한 이메일이 중요하지 않은 스팸 메일 사이에서 잊혀지곤 했을 때 기분이 유쾌하지 않았습니다. 몇 가지 대안을 검토한 후에, 저는 중요한 이메일을 걸러 내주는 알고리즘을 가진 “SaneBox”라는 시스템을 설치했습니다. 중요한 이메일은 받은 편지함으로 보내지고, 나머지 것들은 “SaneLater”라는 폴더에 보내지게 되는데, 이렇게 하면 중요한 이메일이 “SaneLater”폴더에 들어가지 않았는지 매일 매일 체크하면서 중요한 이메일을 관리할 수 있습니다. 또한 “Unroll.me”라는 프로그램을 사용해 구독한 뉴스레터를 하루 한 개의 요약본으로 만들고, 원치 않는 구독 목록에서 제외시켰습니다.
 
6) 스마트폰을 좀 더 많이 사용하기 (이것이 바로 반 개짜리 팁에 해당합니다)
 
이메일 관리와 관련된 조언들을 들으면 스마트폰에 의존하지 않아야 할 것 같지만, 스마트폰 사용은 정확하고 빠른 회신을 하는데 도움이 됩니다. 그리고 이메일 서명에 “sent from my phone”라고 씌여져 있기 때문에, 간결한 회신에 대해 사람들이 거부감을 갖지 않습니다.
 
■ 효과적이지 않았던 것들
 
1) 하루의 특정 시간에만 이메일 체크하기
 
이 방법을 시도했을 때, 이메일을 읽거나 답하는데 다음 번 약속이 다 될 때까지 시간을 계속해서 쓰거나, 동료들과의 중요한 대화에서 빠지게 되거나 혹은 시기적으로 중요한 메시지를 놓치곤 했기 때문입니다.
 
2) 사무실 자리 비움 메시지를 전략적으로 사용하기
 
하루 종일 미팅을 위해 자리를 비우거나, 중요한 마감이 있을 때 자동 회신을 사용했었는데, 제 이메일을 받는 사람들이 이를 꽤 방어적인 방법이라고 생각했던 것 같습니다. 오랫동안 자리를 비울 경우에 “제가 사무실에 복귀했을 때 이 메시지를 다시 보내주십시오”라고 메일을 보내기도 했는데, 수신자들은 이것 또한 매우 건방지다고 생각했었던 것 같습니다.
 
3) 이메일을 엄청 짧게 쓰기
 
간결한 것과 인사말을 생략하거나 마침표를 찍는 것은 다른 이야기입니다. “좋아. 고마워 (sounds great, thanks)”와 같은 이메일은 편집자로서 보기에 썩 좋지 않습니다. 예를 들면 “안녕하십니까, 피츠 허버트 교수님”이라고 말하거나 쉼표를 추가하기 위한 시간이 진정으로 없는 것일까요? 때때로 아주 짧은 이메일은 매우 불쾌하기까지 합니다.
 
4) 받은 편지함을 완벽히 비우기
 
이것은 완벽함에 대한 욕망 같은 것입니다. 대신, 이제는 받은 편지함의 읽지 않은 메시지를 두 자리 수로 유지하려고 합니다.
 
5) 한번에 해결하기
 
대부분의 지식 근로자들에게 정말 어려운 일입니다. 생각하는 것은 시간이 걸리는 일입니다. 왜냐하면, 때때로 단순한 예 혹은 아니오 질문에 답하는 것이라 할지라도 다른 사람의 의견을 구하고 관련된 배경 지식을 읽고, 약간의 조사 작업이 필요하기 때문입니다.
 
6) 정교한 폴더 시스템 만들기
 
이메일도 읽을 시간이 없는 사람이 어떻게 분류를 할 수 있을까요?
 
7) 다른 사람의 행동 변화를 요구하기
 
저는 사람들에게 제목에 중요한 내용을 적고, 긴급한 경우에 붉은색 느낌표를 사용하거나, 혹은 짧은 다섯 줄 이내의 질문으로 이메일을 보낼 것을 요구했었습니다. 그런데, 몇 번에 걸친 노력에도 불구하고, 이는 꽤 비현실적인 요구 사항이었던 것 같습니다.
 
8) 불평하기
 
이는 사람들이 제게 이메일을 보내는데 주저하게 만들었습니다. 항상 바쁘다는 이유로 중요한 대화에서 제외되기도 했었기 때문입니다.
 
위에 제시한 저의 방법은 완벽하지 않지만, 이렇게 이메일을 관리하는데 익숙해지면, 도움이 될 것 입니다.

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