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회의 중독에서 벗어나라 (Stop the meeting madness)

Harvard Business Review는 주 독자층을 기업 관리자들로 상정하고 컨텐츠를 만들어가는 매체입니다. 그래서 목표 고객들이 관심있어 하는 리더십이나 조직관리 관련 아티클이 자주 나오는 것을 볼 수 있습니다. 특히 미팅운영에 대한 아티클은 정말 심심찮게 볼 수 있는데요, 전세계적으로 미팅을 어떻게 생산적이고 효율적으로 운영하는지는 정말 오랜 숙제인 듯 합니다.

HBR 7-8월호에 실린 ‘회의 중독에서 벗어나라‘와 관련하여 세계 유명기업들은 어떻게 미팅을 운영하는지 정리해보았습니다.

구글의 훌륭한 미팅을 위한 8가지 원칙

구글은 전임 CEO인 에릭슈미트때부터 다음과 같은 8가지 미팅 원칙을 운영하고 있다고 합니다.

  1. 모든 미팅에는 리더(주재자)가 있어야 한다
    동등한 두 집단의 미팅에서는 최선의 의사결정보다는 종종 타협으로 끝날 수 있기 때문에 좋은 결과가 나오지 않는 경우가 있다. 따라서 명확한 의사결정자를 지정하고 참여자 모두가 최종 결과를 알 수 있도록 한다
  2. 미팅은 명확한 목표와 구조가 있어야 한다
    미팅의 의사결정자는 미팅을 소집하고 자료를 점검하며, 목표를 설정하고 참여자를 결정 해야 한다. 그리고 이러한 안건을 적어도 24시간 이전에 공유해야 한다.
  3. 정보 공유나 브레인스토밍을 위한 미팅에도 주재자가 있어야 한다
    아이디어를 전달하거나 창출하기 위한 미팅을 느슨하게 접근하게 되면 시간낭비가 될 수 있다. 이러한 미팅도 위의 두 원칙을 따라야 한다.
  4. 필요한 경우에만 미팅을 한다
    모든 미팅은 목적이 있어야 하며 목적이 잘 정의되어 있지 않거나 목적을 달성하는데 실패한다면 그 미팅은 폐지되어야 한다. 만약 미팅을 습관처럼 참석한다면 미팅의 목적을 재정의하거나 없애는 것을 생각해 보아야 할 때다
  5. 가급적 8사람 이상을 참여시키지 말라
    미팅에 참여하는 모든 사람이 의견을 낼 수 있어야 한다. 방관자가 있으면 생산성이 떨어지게 되고 참여자가 너무 많으면 대화의 질이 떨어지게 된다. 참관자가 될 만한 사람들에게는 추후에 미팅 결과를 공유하는 것이 더 유용하다
  6. 꼭 필요한 사람만 참가시켜라
    가끔 자리를 채우기 위해 미팅에 들어가는 경우가 있는데 자신의 역할이 없으면 회의에 참석하지 않는 것이 좋다
  7. 미팅시간은 엄격하게 지켜라
    정시에 시작하고 정시에 끝내며 마지막에 결론을 정리하기 위한 시간도 고려해야 한다. 회의가 일찍 끝나면 나머지 시간을 때우려고 하지 말고 일찍 끝내라
  8. 미팅에 적극적으로 참여하라
    미팅시간에 이메일이나 핸드폰을 보지 말고 실질적으로 주의를 집중하여 참여하라


Source : http://www.businessinsider.com/googles-rules-for-a-great-meeting-2014-9

본질에 집중하는 애플의 회의 원칙

애플은 극단적으로 간결하고 집중화된 기업문화로 유명하기 때문에 미팅도 이러한 기준을 따른다고 합니다.

  1. 책임을 할당하라
    미팅이 끝나면 미팅의 모든 결정사항은 의사결정의 책임이 있는 참여자에게 할당되어 있어야 한다.
  2. 미팅 참여자는 참여 이유가 있어야 한다
    스티브 잡스는 회의에 불필요한 사람이 있으면 내쫓기도 했다. 회의 결과를 팀에게 알리는 방법은 미팅 말고도 많이 있다.
  3. 미팅을 혁신하라
    스티브 잡스는 논의되는 아이디어를 방어할 수 있는지 알아보기 위해 미팅 참가자들에게 공격적인 질문을 하기도 한다.


Source : http://macnews.tistory.com/336

AMAZON의 혁신적인 사고(Think out of the box)를 강조하는 회의 원칙

아마존은 생산적이고 혁신적인 것을 선호해서 미팅 스타일도 집중하고 효과적인 것을 좋아한다고 합니다.

  1. 모든 사람들이 동일한 수준의 정보를 공유하고 있어야 한다
    아마존의 임원회의에서는 시작 전 각자 30분의 시간을 갖는다. 이 시간 동안 미팅 메모를 읽는데 이 미팅 메모에는 미팅이나 질문사항의 배경, 질문사항에 대한 가능한 접근법, 미팅 참여자들의 접근법, 다음 단계에 대한 정보 등이 담겨 있다. 이를 통해 참여자들이 문제에 집중할 수 있도록 한다.
  2. 소규모 미팅을 유지하기 위한 방법
    구글이나 애플과 같이 아마존도 소규모 미팅을 좋아한다. 아마존에는 미팅규모를 산정하기 위한 간단한 규칙이 있는데 이는 피자 두 판을 먹을 수 있는 정도의 인원을 기준으로 하는 것이다.
  3. 미팅 참가자들을 고무시키기 위한 방법을 찾는다
    제프 베조스는 미팅 룸에 빈 의자를 놓고 이를 고객이라고 생각하도록 한다. 이를 통해 모든 의사결정에 주요 관심사가 고객의 이해관계가 되도록 유도한다.


Source : http://www.itworld.co.kr/news/83232

대부분의 조직이 될수록 작은 규모로 안건을 명확하게 하며 의사결정을 분명히 하고 이를 실행할 사람을 결정함으로써 회의를 효과적으로 이끌고 있습니다. 이러한 점을 여러분의 회의에도 적용해보면 어떨까요?

에디터 권오영

권오영 님은 브랜드/마케팅 분야에서 다양한 경력을 쌓고 현재 SK플래닛에서 광고를 만들고 있습니다. HBR포럼코리아에서 운영진으로 활동 중입니다.

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